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為什么你有100套PPT模版,還是很難羸得聽眾的心

作者: Zarathos.K  上傳時間:2016-03-22  瀏覽:181


我們往往以為制作精美的PPT就是成功的PPT,與此同時,大部分人都不是設計師,于是優秀的PPT成了“水中花、鏡中月”遙不可及。事實上,92%的PPT不是敗在制作,而是設計。

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我們之所以進行演說、演示,為的就是提出自己的觀點、看法和內容,并為他人所接受。只要清楚意識到PPT對我們的真正意義所在,其實每個人都能夠做出很棒的PPT。

2011年2月,曾有一篇貼子名為“別人家的孩子”,在網絡上走紅,網友們紛紛響應“別人家的孩子”是自己的“夙敵”,因為自己一路就是被父母“比”著長大的:“你看看隔壁的某某某,學習多自覺啊!”“你看那誰誰誰今年考上重點中學了,你怎么就沒人家這么爭氣呢!”……


這個貼子其實反映了,我們每一個人都有被肯定的心理訴求。如果個體長期處于得不到承認的境地,體驗到的更多的是疏離感,就會出現過多的我沒有用、我沒有價值的判斷和評估,即認同感缺失。


不僅如此,對于一家企業說,獲得員工的認同也是留住人才的關鍵。豐厚的薪水和福利只能讓優秀的員工暫時留下,不能成為員工忠誠的必要條件。


在職場中,大家有沒有覺得,在我們身邊總會有那么一兩個人,他們好象處處得意,很容易就得到了領導、客戶的認可。而我們很努力,卻總是很難影響領導、說服客戶,很難取得認同……


有一個道理,相信大家都聽說過,也都有切身的感受:

在培訓圈里有一個特別經典的發展教學模型,叫做ADDIE。這個模型很多人用來指導進行課程設計。事實上,這個模型可以推而廣之,變成指導我做事的系統化流程:Analysis(分析)、Design(設計)、Develop(開發)、Implement(實施)、Evaluate(評價)。在這五個關鍵環節里面,其中有兩個環節我們需要取得領導/客戶的認同:2D和5E。


在真正動手做事之前,我們需要通過對事情的分析整理出一個做事的方案/計劃,這個方案需要取得領導審批(計劃認同),獲得授權之后才能實施;在我們完成整件事情之后,又需要對整個工作進行總結、評估,我們希望領導看到我們創造的價值和為此的付出(結果認同)


好了,問題來了。

在計劃認同環節,領導是怎樣決策你提交的方案是不是可行?

在結果認同環節,怎樣才能讓領導就象親眼看見你工作一樣,可以公平地衡量你的付出和價值?


通常來說,任何人在做決策(選擇)的時候,都會從他看過的、聽過的、做過的、想得到的所選方法里面,去挑基于當前條件下他認為最好的方法。你提交的方案/計劃是他所有的可選擇的選項里最好的選擇嗎?


方案/計劃的優劣體現的是個人的專業能力,因人而異。但是,你的計劃、你的想法,對方有全部了解嗎?你所有的付出和創造的價值,對方有全部看見嗎?這兩個問題值得我們深入思考。

今年的大年初一,有一部由周星馳執導的電影刷新了中國電影的票房紀錄(30多億),叫做《美人魚》。其中有一個很搞笑的經典橋段,鄧超飾演的男主角地產商劉軒到警察局里去報案,說自己被美人魚綁架。他費勁心力的解釋了半天什么是美人魚,而兩位干警卻只當他是精神病,樂得不可開支。

當然這是藝術作品,有夸張演繹的部分,但它卻是生活的一個縮影。在生活中類似這種理解偏差的問題屢見不鮮,造成的麻煩往往也不可估量。你一定不會相信,一份PPT報告可以造成航天飛機爆炸的慘劇。

2003年2月1日美國東部時間上午9時,美國“哥倫比亞”號航天飛機在得克薩斯州北部上空解體墜毀,7名宇航員全部遇難。引起事故的直接原因是外部燃料箱表面脫落的一塊泡沫材料擊中航天飛機左翼,并形成裂隙。航天飛機經過大氣層產生劇烈摩擦,使溫度高達攝氏1400度的空氣在沖入左機翼后融化了內部結構,致使機翼和機體融化,導致了悲劇的發生。


美國航天局曾請**公司對隔熱碎片擊中機翼對安全返航的影響進行評估。**公司的報告以PPT形式提交給了美國航天局。但是,遺憾的是因為這報告寫的有問題(比如:觀點不明確,讓看到這份報告的人不知道該怎么做,導致了不可預料的結果),存在隱患沒有得到重視,最終導致了這場災難。


“沒聽明白、沒看明白就問唄。”


各位,回顧一下我們通常使用PPT的這些場景,大致可以將它分為兩類:一種是閱讀型,一種是演講型。在這類場景里,想要“問明白”,容易嗎?

而且往往還會有這樣一些情境,單用文字我們難以表述清楚:

文字的表達都是一維的,一個句子接一個句子,縱向延伸,然而卻掩蓋了一個事實: 很多時候,思想是位于不同的抽象層次上的,大主題下的任何思想都同時與論述中的其他思想發生著縱向及橫向的聯系。


你講的內容你很熟,可是對聽眾來說卻是全新的知識,聽眾沒有你一樣的知識背景和強大的腦補能力,往往聽不懂。所以,我們不僅僅要講出我們的邏輯,而且要讓對方“看”到你的邏輯,這樣你的表達才具備強大的說服力,才有可能獲得對方的認同。


僅靠邏輯思維有時候無法很好地完成對右腦的刺激,這個時候會就必須利用直覺思維(視覺化的方式)傳遞你的邏輯。都說世界上有兩件事情是最難的:一件是把別人口袋的錢放進自己口袋;另一件是把自己的思想裝入別人腦袋。


因此,你將發現PPT是一個非常得力的溝通助手,它讓你的表達更加清楚、更加有力。

如果你有留心過它的名字,你會發現“PPT=PowerPoint”。

你看,我們是不是并不懂PPT?現在你再回想一下,有沒有發現那些非常優秀的PPT作品一般字都不會太多,比如我的PPT(*_~)。


申明一下:我所講的并不是象某些PPT老師說的“在PPT中要遵循**原則,文字越少越好”。這些“專”家認為字數越少,視覺沖擊力越強。反正要講,要具體解釋,沒必要什么都寫在PPT上。


這話聽起來沒錯,但在實際工作中,麻煩就大了,尤其是閱讀型PPT。如果有人想要查詢或事后學習,調出PPT來一看,只有簡單的詞,心里難免有一個大大的問號。所以PPT里面需要有完整的觀點,讓人能夠看明白,這跟網上流行的說法完全兩碼事。


在工作或生活中,你有沒有感覺到我們常常都會遇到各種關于溝通的問題?既然PPT是溝通的得力助手,那我們通過溝通模型來還原一下溝通情境,看看在溝通中到底都有哪些障礙,導致溝通不暢,出現了頭痛的溝通問題。

通過溝通模型,不難發現最主要的兩大溝通障礙是:對方是否愿意聽和對方是否聽得懂(噪音/干擾可以通過改善溝通環境或溝通方式減少信息傳送損失)。


一、愿意聽(信息接收開關):

我們表達思想的主要目的就是向接收者傳遞新的信息,但是接收者頭腦中已經存在許多雜亂,零散的思想,其中大多數都與你表達的主題不相關,但卻是對方關心和感興趣的。如果接收者事先并不確信會對你表達的內容感興趣,那么要想他將所有其他思想都拋開,專注于你提供的信息,對接收者而言將是一件非常痛苦的事情。我個人就不太喜歡醫學,每當聽到別人對我提及相關內容,我的第一反應就是:“噢,我不要聽”。


我們所要傳達的觀點都不會像懸疑、刺激、又扣入心弦的故事那樣讓人感興趣。對方只有感受到強烈的吸引力時,才會愿意暫時放棄其他思想,專注于你提供的信息。好了各位,接下來我要花三個小時給大家詳細分析 “今天北京的空氣質量”。注意,此刻你的心情,你還想要繼續聽下去嗎?


二、聽得懂(信息解碼):

受眾的知識背景和理解力千差萬別,他們很難對你所表達的思想作出與你完全一樣的解讀。比如之前在微信上流傳的:給我發5塊錢的紅包,我給你發一個八卦(等你發完紅包才發現,收到的不是八卦消息,而是一張八卦圖)。


這是一個信息爆炸的時候,信息過度傳播,人們不斷刷新概念來求新、求異、求存在感。很多人偏好講一些別人聽不懂的專業術語,他們似乎認為,術語越專業就越能獲得他人尊重。比如,很多老師會講管理是哲學、管理是藝術……聽完這樣的表述,你對管理是什么有直觀的認識了嗎?我想沒有。其實管理學教材上清清楚楚寫著:管理是由計劃、組織、指揮、協調及控制等行為要素組成的活動過程,現在你知道管理要做些哪些事情了嗎?


在我從事培訓工作幾年之后,曾經有那么一段時間,我對自己不自信。與人交流的時候總是有所擔心,緊張這個概念我不知道,那個概念我沒聽過。后來我漸漸明白一個道理:術萬變,道不變,大道至簡。做事的方法(術)都是基于不同的條件由事物的客觀規律(道)所演繹出來的,比如:從北京去上海,你可以選擇坐飛機、坐高鐵、自駕、騎行等等,路線又可以分為很多條,最后都能到達上海。所以你根本不可能將“術”全部掌握,沒必要糾結那些故作高深的專業術語(高手是將復雜的事情簡單化,而不是將簡單的事情復雜化)。


事實上,“聽得懂”又包括三個要點:解碼是否正確、理解是否一致、是否抓住重點。

1.  解碼正確是指,接收者是否正確理解你所表達的片段信息(詞、句子等)。比如:女朋友告訴你明天陪她去看左耳,請問,你應該去電影院還是醫院?


2.  理解一致是指,接收者是否可以將逐條接收到的片段信息作出和你表達一致的理解。比如:“男人沒有了女人就活不下去了”,或許你想表達的是男人沒有了,女人就活不下去了;而對方可能理解的是,男人,沒有了女人,就活不下去了。就象互聯網的帶寬一樣,受眾的大腦只能逐條理解演講者表達的思想。當人們聽到你講的第一句話之后,就會根據自己的經驗、知識背景假設某種可能的原因,并據此調整自己的思路,準備接著聽后面的話。如果,后面你表述的內容,接收者總是找不到聯系,或者找起來很困難,接收者就會慢慢失去耐心,重新關閉接收開關。你會發現,生活中我們總是習慣想到哪說到哪,只管自己說得過癮,以為自己說清楚了,結果就出現了問題。


3.  明確重點是指,接收者是否明確你所說的所有內容里哪一部分是重要信息。比如,有一天和同事聊天,我說:一把年紀了還有魅力。對方回答我:你就直接說老就行了唄

其實很多笑活的梗就是利用溝通中的這三個障礙點來設計的:

解碼正確:

  • 昨天中午有個男同事外出,沒把手機帶走。他老婆不停地打電話來。午睡的女同事被吵煩了,拿過手機大吼:"我們在睡覺,你煩不煩!”結果,那位男同事今天到現在都沒來上班!
  • 到銀行匯款,車臨時停路邊上。為了怕交警罰就把朋友留下看車,跟他說有查車的過來了告訴我一聲,進去幾分鐘果然有交警來了,那個朋友風風火火地闖進銀行大聲吼到:大哥,警察來了,快走啊!尼瑪,偌大的一個大廳幾十號人,頃刻間寂靜無聲,然后人潮像洪水一樣涌出銀行,接著我就被五六個保安按在了地上...真他媽冤!不怕神一樣的對手,就怕豬一樣的隊友!

理解一致:

  • 病人:醫生,你把剪刀留在我肚子里了。醫生:沒關系,我還有一把。
  • 一男生暗戀一女生許久。一天自習課上,男生終于鼓足勇氣寫了張字條給那個女生,上面寫著:“其實我注意你很久了。”不一會兒,字條又傳回來,上面寫著:“拜托!別告訴老師,我保證以后上課再也不嗑瓜子了!”

明確重點:

  • 有一次,我因為有急事要聯系老王,但是手機里沒有他的號碼,于是給一個和他很熟的同學發短信:“請問你有老王的電話號碼嗎?”發完后耐心等待回復。5分鐘后,終于收到了回復,我迫不及待的打開短信,只見上面赫然寫著“有啊”兩個大字。無奈之下,我只好再發短信給這個同學:“請告訴我嗎?”又等了5分鐘,收到了回復。再次迫不及待的打開來看,短信上只有另外兩個字:“好啊!”

我們溝通的目的是希望將自己的信息傳遞出去,并且獲得對方的認同。你會發現人往往是情緒的動物,心情好的時候和心情糟糕的時候我們的行為、決定常常是有很大出入的。所以,在溝通中除了要克服前面討論過的“愿意聽”和“聽得懂”兩大障礙以外,如何讓接收者“喜歡聽” 你講,也是我們需要努力的重要課題。


那么,各位,您是如何應對這三大難題保證有效溝通,并取得認同的呢?

讓對方“愿意聽”是我們第一個要克服的難題。所以,你會發現我們很多人都熱衷于收集PPT模版,寄望于精美的PPT呈現,以此來抓住對方的注意力。


可是,為什么有些PPT明明顏值很高但你依然會走神?

這一頁PPT的美觀程度是不是還很OK。可惜的是,它只是精美的WORD而已。幾十頁的PPT全是這個樣子,你依然很難有足夠的耐心的聽下去。就象很多華麗的電影,最終卻慘淡收場:

  • 《一步之遙》投資三億炒作數年,云集姜文、葛優、舒淇、文章、王志文等大腕紅星,被稱為絕世垃圾片,不倫不類、沉悶乏味的下三濫,讓人罵到了外星球!
  • 《風云2》一億多投資,票房六千萬;
  • 還有《天機·富春山居圖》、《冰封:永恒之門》等等;

而很多看上去并不那么華麗的電影卻羸得了票房,給我們留下了深深的印象:

  • 《泰囧》投資3000萬, 票房12.67
  • 《致我們終將逝去的青春》 投資6000萬 ,票房7.18億人民幣;
  • 《北京遇上西雅圖》投資3000萬 票房5.19

2015年網紅一個新詞叫:Duang~~專門抨擊特效的。“漂亮的就是好的”這一習慣性的心理行為往往會誤導我們。


所以,你有可能聽到某些磚家講:PPT,內容為王。因為PPT的重點在于表達觀點,而不是嘩眾取寵。對顏值的追求只是從某種程度上改善了“喜歡聽”的問題,卻未能從根本上解決“愿意聽”的問題。


筆者認為,一份真正稱得上優秀的PPT,應該是在“呈現什么內容”和“如何更好的呈現”兩個方面都有不俗的表現。

內容上表達有清晰的故事結構(Storyline),能讓接收者愿意一直聽下去,并且做到一目了然。在呈現上能夠抓住對方的眼球(Eye-Catching),能讓接收者產生賞心悅目的愉快體驗,就好象我們說,沒有人有義務透過你邋遢的外表,去發現你優秀的內在。


我們很多職場人士為了節約時間,往往直接把word素材復制到PPT上,演講的時候照屏宣科。這是我們經常看到的PPT的樣子。

這樣做PPT有什么問題呢?

首先,肯定影響接收者的心情。你做個PPT,你還不想讓我看清楚。演示者手里通常有幾十頁類似的幻燈片,每張幻燈片逐字逐句的念給聽眾聽,聽眾可能會覺得乏味至極。更糟糕的是,演示者演講時的遣詞造句和屏幕上顯示的往往不一樣,你是讓人家聽你講,還是讓人家看PPT,結果是接收者一片困惑。


第二,PPT上都寫得清清楚楚,現場又看不清楚,有人就會想,手頭正好有事先不聽了,等下拷貝回去再慢慢看吧。如果你的匯報是要接收者現場拍板的,接收者在你講的時候卻在做別的事情,錯過了重要信息,人家肯定不好讓你再重來一遍。當你講完了,輪到對方表態了,對方可能就會說:這個事暫時還定不了,回去在討論討論。噢噢,只能讓上帝保佑你了。


這樣的PPT,就是我們常說的WORD搬家。嚴格來說,并不能算做是PPT。我們把所有的字都打在PPT上面,讓接收者自己看,可能存在一種嚴重的后果是我們前面說的“接收者是否抓住了重點”。所有的信息看完接收者可能理解的是ABC,而實際上你想要表達的卻是123。


PPT呈現的應該是你的“Point”,并且用“Power”的方式來呈現。

一份PPT能夠克服愿意聽、喜歡聽、聽得懂三個難題,其實只代表了它是一份合格的PPT,因為克服這三個問題只是解決了接收者是否能夠準確無誤地接收到的你表達的信息。而我們的真正目的是要取得最終的認同。

如何讓接收者感同身受的理解你,如何讓你想表達的Point更Power的呈現出來呢?才是PPT作為溝通助手真正魅力的所在。

我們分別用WORD和PPT的方式來講述霧霾這件事情,你會發現:Word講究的是“以理服人”,而PPT追求的是“以情動人”。優秀的PPT不僅能夠吸引人,更要能夠打動人!


現在,你是否對PPT有了一個重新的認識呢?讓我們一起來簡單總結一下:

一、PPT是什么?

PPT的作用是強化表達,讓表達更有力量,Power Your Point! 一份優秀的PPT應該在做讓接收者愿意聽、喜歡聽、聽得懂,如果你想通過PPT獲取接收者的認同,你還需要讓你的PPT“以情動人”。


二、如何做好PPT?

1.  從內容的角度(PPT設計)來講

要想抓住接收者的注意力,通常有三種途徑:懸念、新奇、與我相關。如果你要表達的內容難以做到懸念、新奇,請保證一定要與接收者有關。人們不愿傾聽與自身經歷無關的事,換言之,我們只學習與以往知識相關的新信息。


學習理論家將其稱為“統覺”,19世紀被首次提出,統覺可以定義為“將新信息與以往經歷相聯系的理解過程”,即新舊思想相互聯系的過程。心理學的解釋是,大腦里的背側紋狀體主宰了潛意識,偏愛與我們有同樣特點的東西。當我們新認識一個朋友的時候,如果這個人和我們有相似的地方,我們很快就能熟識起來:

  • 你是哪人?哎呀,我也是哎。
  • 我很喜歡看電影。我也特別喜歡,最近新上了一部***balabala^^^

如何與接收者頭腦中的已有東西建立有效鏈接呢?我們需要認真分析,進行主題定位,找到他們真正感興趣的內容。然后了解受眾的水平,盡可能的表達精準。用對方能理解的語言來講,最好是大白話,降低解碼錯誤和理解錯位。真正厲害的人不是講得東西有多高深,而是能將復雜的東西講得三歲小孩子都能聽得懂,這考驗的是我們文字表達的能力。


除此以外,因為受眾的大腦只能逐條理解演講者表達的思想。當他聽到你講的第一句話之后,就會根據自己的經驗、知識背景假設某種可能的原因,并據此調整自己的思路,準備接著聽后面的話。


所以,為了保證接收者理解東西和我們所表達的內容一致。你必須提前事先進行歸類和概括,把你的觀點和要表達內容的整體結構、邏輯關系告訴他。這樣他在聽你講具體內容的時候,就知道要尋找哪個共同點了,接收者就更容易理解你想要表達的思想。


預期性的準備能夠減輕大腦分析信息的負擔,因為他沒有必要分析隨后接收到的每一個信息的所有特征,而只需尋找與前面信息相同的特征即可。如果你不預先告訴接收者某些內容之間的邏輯關系,就增加了他們理解的難度,他們必須自己找出你沒有提前說明的邏輯關系。而接收者很可能會發現某些并非是你希望的邏輯關系,甚至可能根本發現不了任何邏輯關系,這樣即是在浪費你的時間,也是在浪費讀者的時間。同時,清晰的結構和邏輯關系也有利于自己表述,不容易忘詞。


2.  在呈現形式角度(PPT制作)來講

我們可以通過版式設計、頁面布局提升PPT的氣質,抓住接收者的眼睛,并善于運用圖表來加強感染力。俗話說“耳聽為虛,眼見為實。”大家看到的東西一定會感覺到更真切、更真實、更可信。就象我們去餐館點菜,一定是菜譜上帶照片的菜被選中的概率要遠遠高于那些只有菜名的菜,這就是視覺溝通的微妙和效果。最后,我們還可以運用動畫和色彩,引導觀眾的視線、提升PPT的美感,讓你的表達更容易取得接收者的認同。


好了,各位以后不要再做選擇題、填空題和特效題啰。如果你想讓你的方案、計劃、產品等等更容易獲得認同,請嘗試做思考題、設計題和美術題。


拼職場的你,如果不懂得利用PPT強化表達,怎敢自稱白骨精?!


路過

雞蛋

鮮花

握手

雷人
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